كيفية إدارة الأرقام الحرجة لمطعمك وتجنب الانتهاء من الأمور المالية

6 أبريل :

بقلم حاتم حسن

عندما تبحث عن فتح مطعمك، سيؤكد معظم الأشخاص على أهمية ثلاثة أمور: الموقع، الموقع، الموقع. بمجرد أن تقوم بفتح المطعم، سيقول لك الجميع أن الأمور الثلاثة التي تحتاج إلى اتقانها لتحقيق النجاح هي الأرقام، الأرقام، الأرقام.

من الصعب بما فيه الكفاية تشغيل مطعم جيدًا في سوق المطاعم التنافسي الحالي بنظرٍ لالتزام الوقت، ومراقبة الجودة، ومعايير خدمة العملاء، وإدارة العمال. يصبح الأمر أكثر صعوبة إذا لم تتمكن من "ربط" الأرقام الخاصة بك بطريقة تساعدك في التخطيط بفعالية، وإدارة التكاليف بكفاءة أكبر، وزيادة الأرباح.

وما هي الأرقام التي نتحدث عنها عندما هناك العديد من الأمور التي يجب تتبعها؟ هناك خطط سنوية، وتوقعات مبيعات، وميزانيات تشغيل، وسجلات مبيعات يومية، وجرد، وتكلفة المبيعات، ونفقات يمكن السيطرة عليها، وتكاليف الاحتلال، وقيمة المساهمين، ونسب المبيعات إلى الاستثمار وغيرها.

إذا كنت رون شايش، الرئيس التنفيذي لـ بانيرا بريد، قد تجيب مع:

المقارنة بين مبيعات نفس المتجر.

عدد المطاعم الجديدة المجدولة للفتح.

قيمة الأسهم.

في مقابلة حديثة، قال شايش إن أرقام بانيرا تروي القصة. نتائج المبيعات في نفس المتاجر للمطاعم المفتوحة منذ عام واحد عرفت ارتفاعًا بنسبة 3.4 في المائة العام الماضي وقليلاً في هذا العام. قيمة الأسهم كانت مرتفعة بنسبة 50 في المائة العام الماضي، مما جعلها من بين أكثر أسهم المطاعم نجاحًا في عام 2008، وهي أفضل أداء في صنف الأسهم الرئيسي للمطاعم على مدى العقد الماضي، بمعدل نمو سنوي بلغ 31.5 في المائة. بلغت المبيعات في عام 2008 أكثر من 2.6 مليار دولار، وانخفضت الأسهم بأقل من 1 في المائة في عام 2009 (المصدر: يو إس إيه توداي).

لكن بما أنك على الأرجح لست الرئيس التنفيذي لشركة مطاعم عامة مع أكثر من 1,260 متجرًا في 40 ولاية و80 آخرين سيتم فتحهم في هذا العام، من غير المرجح أن تستخدم هذه المعلومات لإدارة عمليتك في المطعم. الأرقام الثلاثة الحاسمة لمعظم مشغلي المطاعم المستقلين هي ببساطة المبيعات والنفقات والربح.

لقد اكتشفنا أن العديد من مالكي المطاعم ومشغليهم لا يتتبعون المبيعات بدقة، ولا يقومون بنشر التكاليف بواسطة الفئة بشكل صحيح، و/أو يعتبرون الرصيد النقدي في نهاية الشهر أنه ربح. هذه الأخطاء والأفكار الخاطئة تمنعنا من إدارة عملياتنا بشكل مربح. ما لم تعرف كيفية تفسير البيانات المالية وتحديد العلاقات بين مختلف التقارير المالية، فليس لديك حقاً معرفة كيف تؤدي عملك. لنبدأ بالنظر في أسلوب تقرير شهري عيني جيد ونحدد العناصر التي تنتمي إلى أي فئة.

أولاً، قم بربط التقرير الشهري

يقدم "ملخص الربح والخسارة" على اليمين نموذجًا لأنواع المعلومات التي ترغب في تتبعها بنظرة شهرية. يرجى الرجوع إليه بينما تقرأ المقالة: المبيعات. ابدأ بتسجيل المبيعات حسب الفئة. غالباً ما يتضمن الطعام المشروبات غير الكحولية (الشاي والقهوة والعصائر والمشروبات الغازية). قم بفصل إيرادات المشروبات الكحولية حسب الخمور والبيرة والنبيذ. بعض مشغلي المطاعم الذين يبيعون كميات كبيرة من البيرة قد يفضلون تقسيم تلك الفئة إلى مبيعات على الخمور وبالزجاجة. في بعض الحالات حيث يتم عرض عناصر التجزئة للبيع (مثل تي شيرتات وهدايا وصلصات)، يُوصى بإضافة فئة بيع تجزئة أو متنوعة.

تكلفة المبيعات. هذه فئة تتطلب بالتأكيد الدقة، ومع ذلك، العديد من المشغلين يرتكبون نفس الخطأ الشائع. من المهم أن يتم حساب تكلفة المبيعات كنسبة من مبيعاتها المقابلة وليس كإجمالي المبيعات. يجب تقسيم تكلفة الطعام على مبيعات الطعام، وتكلفة المشروبات على مبيعات المشروبات، وتكلفة التجزئة على مبيعات التجزئة. يوفر المخطط "حساب تكلفة المبيعات بشكل صحيح" أدناه مثالًا على الفارق في نسبة التكلفة الذي تحصل عليه عند حساب هذه العناصر بشكل صحيح وبشكل غير صحيح. كما هو موضح في العمود الأيسر، يعطي استخدام إجمالي المبيعات كالمقام نسبة منخفضة بشكل مريع لكل من تكلفة الطعام والمشروبات. في العمود الأيمن، تكلفة المبيعات تُستخدم عن طريق قسمة تكلفة كل فئة على مبيعات كل فئة.

رواتب الموظفين. في معظم الحالات تمثل هذه الفئة بالنسبة لهذا القسم العنصر الأكبر من حيث التكلفة. من المهم تتبع تكلفة الأجور حسب الأقسام المختلفة - موظفي المتجر (العاملين بالساعة) والإدارة (العاملين براتب). يجب أن تتضمن الضرائب على الرواتب وفوائد الموظفين في هذه الفئة في جدول الأرباح والخسائر الخاص بمطعمك.

النفقات التي يمكن السيطرة عليها. تشمل هذه الفئات جميع العناصر المطلوبة لتشغيل مطعمك التي تخضع لقرارات تتخذها الملكية أو الإدارة أو الموظفون. الفئات ضمن هذا القسم هي نفقات التشغيل المباشرة، والموسيقى والترفيه، والتسويق، والخدمات العامة والإدارية، وتكاليف الصيانة والإصلاح.

نفقات التشغيل المباشرة. هذا يتضمن الأزياء والغسيل والأواني والزجاج وأواني المطبخ ومستلزمات التنظيف والورق ومستلزمات البار والقوائم-الطباعة وخدمات التنظيف العقودية والزينة-الزهور وأمور أخرى.

الموسيقى والترفيه. يتضمن الدفع للموسيقيين المحترفين إذا كان ذلك مناسبًا لمفهومك، بالإضافة إلى الرسوم السنوية وتصاريح ASCAP وBMI أو وكالات تراخيص الموسيقى الأخرى. التسويق هو الفئة الصحيحة لأي نفقات تتعلق بالإعلان مثل الإعلانات المطبوعة والقسائم والعروض والبحث.

الخدمات العامة والإدارية. تشمل هذه النفقات الرسوم والخدمات المطلوبة (والتي غالباً ما يتم تجاهلها) عند وضع ميزانية لمطعمك. أمثلة على ذلك تشمل رسوم البنوك والنقد الزائد، ورسوم بطاقات الائتمان، والبريد، ولوازم المكتب والطباعة والرسوم المهنية (المحاسبة والقانون والاستشارات)، وخدمات الأمان، وتراخيص التصاريح، والهاتف والفاكس.

تكاليف الاحتلال. هذا القسم هو لتكلفة الإيجار (القاعدة والنسبة) ورسوم الصيانة العامة (CAM) وضرائب الممتلكات والتأمين والضرائب الأخرى.

سيقول لك العقل أنه لا يمكنك أن تبدأ في فهم أرقامك إذا لم تكن لديك تقارير دقيقة للأرقام. عليك أن تجعل منزلك المحاسبي في نظام منظم منذ البداية؛ وإلا كنت تطير عميانًا من شهر إلى شهر. وبذلك، إذا كان الخطوة الأولى لربط الأرقام من أجل تحسين تشغيل مطعم أفضل هي تقرير البيانات الشهري الصحيح للمبيعات والتكاليف، فإن الخطوة الثانية هي الممارسات الإدارية الدقيقة.

ثانيًا، قم بربط الجرد الشهري

أخذ جرد مادي في نهاية كل فترة تقرير هو ممارسة أساسية وإلزامية للحفاظ على أرقام التكلفة الصحيحة. الاعتماد على مستويات "بار" أو متوسطات الجرد سيشوه تكلفة الطعام ومشروبات الطعام. يلزم تنفيذ جرد مادي دقيق لتحديد تكلفة المبيعات بشكل صحيح. تعتبر الأرقام الصحيحة لتكلفة المبيعات شرطًا أساسيًا للتحكم في تكاليف الطعام والمشروبات. في المثال الموضح في "أهمية جرد مادي دقيق" أدناه، يعتمد مطعم بدون جرد على حساب تكلفة المبيعات على مشتريات بدلاً من استخدام. هذا غير دقيق ويخلق رقم تكلفة لا يتوافق مع العملية ولا يمكن مقارنته بشكل صحيح مع المعيار الصناعي. لا تؤثر التقلبات في مستويات الجرد في تكلفة الطعام، بشرط أن يتم أخذ جرد بداية دقيق وجرد نهاية. الجرد النهائي غير دقيق يعني مبالغة دولار بالدولار في تكلفة الطعام الحقيقية.

هناك مطعم للأسماك يديره عائلة في كولومبوس، أوهايو، يبلغ من العمر 37 عامًا، بدأ مؤخرًا في إعداد جرد كامل لنهاية كل شهر. كان المشغلون قد حافظوا على مستوى جرد مستقر نسبيًا وقسموا المبيعات إلى مشتريات لحساب تكلفة المبيعات. كان ذلك غير دقيق وأدى إلى ربح شهري غير صحيح. بعد مراجعة أرقام تكلفة الطعام الحالية، أصبحوا قادرين على ربط الأرقام بشكل أفضل واتخاذ خطوات استنادًا إلى المعلومات الدقيقة. لديهم منذ ذلك الحين تحديث تكلفة عناصر القائمة ولأول مرة يمكنهم مقارنتها مع تقارير مبيعات العناصر لاستكمال توقع تكلفة العناصر في المستقبل.

ثالثًا، حسب تكلفة البيع الصافية

كما ذكرنا سابقًا، يجب حساب تكلفة المبيعات كنسبة من مبيعاتها المقابلة وليس كإجمالي المبيعات. يجب أن يتم حساب الربح عن طريق طرح تكلفة المبيعات من المبيعات الصافية. في ميزان الأرباح والخسائر الشهري، يجب أن يتم حساب الربح من العمليات التشغيلية عن طريق طرح تكلفة المبيعات والنفقات الأخرى من المبيعات الصافية. تجدها في خانة "الربح من العمليات التشغيلية" (EBIT).

تقرير بيان الدخل يجب أن يشير أيضًا إلى الأصول والخصوم والرأسمال. هذه تعكس تلك العناصر التي لا تشملها تقارير الأرباح والخسائر. لاحظ أن الأصول لا تشمل فقط الأموال والبنوك والفواتير، بل تتضمن أيضًا جرد المستودع وجميع الملكية الفكرية والتصاريح وأدوات العمل وأدوات الطهي وأدوات المكتب والأثاث والأجهزة وأي ممتلكات مادية أخرى. الخصوم تشمل أيدي العمل وكل الديون والتمويل التجاري والدائنين وجميع التزامات أخرى والرأسمال الذي يمكن توزيعه والاحتفاظ به. تجدها في خانة "تقدير الملكية والالتزامات" في ميزان الأرباح والخسائر.

بعد الانتهاء من الإعداد للعام الأول، من المهم أن تحتفظ بجميع الأرقام المالية وتعمل على تحليلها بانتظام. بمجرد أن تحصل على مزيد من البيانات، ستتمكن من مقارنة الأداء والرصد بانتظام. يمكن أن تساعدك هذه الأرقام في تحسين مكتبك واتخاذ القرارات الاستثمارية بناءً على الأدلة بدلاً من التصور.

المهم هو أن تكون معيارًا لتصميم خطة عملك وتتبعها عند تحقيق الأهداف. إذا كنت لا تفهم الأرقام، فإنه من الصعب القيام بأي من الأمور الأخرى الثلاثة بنجاح. ومع ذلك، عندما تستخدم تقارير مبيعات دقيقة لتقييم الأداء وتحديد المشكلات وتحسين العمليات، ستكون أكثر نجاحًا في تحقيق أهدافك التجارية وتطوير مطعمك.

في الختام، عندما تدير مطعمًا، يجب عليك أن تكون مرنًا ومستعدًا للتكيف مع التحديات المالية التي تظهر. التخطيط الجيد وإدارة الأرقام بعناية يمكن أن تساعد في تحقيق النجاح على المدى الطويل، وتجنب الانتهاء من الأمور المالية