التخطيط الأسبوعي: الخطط الكبيرة تتطلب خطوات صغيرة

19 يوليو :

بقلم حاتم حسن

سمع معظم الناس المثل القديم الذي يقول: "إذا لم تخطط، فأنت تخطط للفشل." بالنسبة لأصحاب المطاعم، قد تكون عملية التخطيط أحيانًا أمرًا صعبًا. هناك الخطة طويلة المدى، والخطة السنوية، والخطة الإدارية، والخطة التسويقية، وهكذا. وبعد أن ننجز خطة معقولة، يصبح تنفيذها بنجاح هو التحدي الحقيقي.

أخبرني عميل لدي، الذي عمل في مجال المطاعم لمدة 30 عامًا، مرة واحدة أن أفضل خطة لخمس سنوات هي خطة سنوية تُعد خمس مرات على التوالي. على الرغم من أن ذلك قد يبدو مضحكًا، إلا أنه صحيح تمامًا. أود أن أضيف أن أفضل خطة سنوية تُقسم إلى 12 خطة شهرية، وأن أفضل خطة شهرية تُقسم إلى خطط أسبوعية تحتوي على مهام محددة. يعلم العدائون على المسافات الطويلة أن إتمام سباق الماراثون يتم خطوة بخطوة. تمامًا مثل الماراثون، تنفيذ خطة مطعمك السنوية يتم خطوة واحدة في الأسبوع.

في هذا المقال، سنلقي نظرة على كيف يمكن لخطوات صغيرة أن تؤدي إلى نجاحات كبيرة.

لماذا عليكم الاهتمام بالتخطيط الأسبوعي؟

هل من الكافي إعداد أهداف مبيعات وأرباح سنوية، ثم تسليمها لمديريكم؟ وجدنا أن هذا وحده ليس كافيًا بالنسبة لفريق الإدارة ليفهمها وينفذها بفعالية. هذا يشبه إلى حد كبير موقف مدرب كرة القدم الذي يرسل لاعب كرة القدم الخاص به إلى الميدان بتعليمات لتسجيل الأهداف ولكن دون كتيب اللعب. عليكم تحديد المهام الدورية التدريجية التي تدعم الأهداف الكبيرة. يجب أن تتضمن الخطة التشغيلية الأسبوعية عناصر الهدف في المبيعات من خلال جميع الأقسام المناسبة:

المطعم

البار

الحفلات (الأماكن الخاصة)

خدمة الطعام للخارج والتوصيل

الخدمات التجارية خارج الموقع

كما يجب أن تشمل الخطة التشغيلية الأسبوعية عناصر التكاليف القابلة للتحكم التي تؤثر في ربح الوحدة:

تكلفة المواد الغذائية

تكلفة البار

تكلفة العمالة

تكاليف التشغيل المباشرة (الملاءات، الإصلاح والصيانة، الزي، الخدمات العامة)

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تشمل الخطة التشغيلية الأسبوعية مشاريع التسويق والمهام التي يُتوقع من المديرين تنفيذها. وتشمل هذه:

الإعلان والترويج

مشاريع خدمة المجتمع

بواسطة تنفيذ خطة تتضمن فئات المسؤولية كما هو مدرج أعلاه، يحصل المديرون على صورة أوضح للهدف وخطة لعب محددة. يصبحون أكثر قدرة على التحفيز لأنهم يمكنهم قياس النجاح خطوة بخطوة.

بمجرد تحديد الأهداف الأسبوعية، حدد الأهداف اليومية

كنت أعمل مع مدير مطعم لحوم في وقت مساء يوم الأربعاء. لم يتذكر هو الهدف في المبيعات للعام السابق أو إجمالي عدد الزبائن أو نسبة تكلفة الطعام الدقيقة، ولكنه كان يعرف بالضبط عدد الزبائن الذين تم خدمتهم حتى الآن خلال تلك الأسبوع، والمتوسط الشخصي لفاتورة الزبون، هدفه في المبيعات لذلك الوردية وتكلفة العمالة التي يجب أن يكون عليها في وردية العمل. كان متحمسًا لقراءة الساعة 8 مساءً التي أجراها لأنه رأى أنه "في الخطة". أخبرني عن حفلة خاصة ستقام يوم الجمعة وكيف ستساعد تلك المبيعات مطعمه في تجاوز خطة الأسبوع. شرح أيضًا كيف تم دمج تكلفة التدريب لنادلين جديدين في هدف التكلفة الأسبوعي للعمالة وأنه كان على الخطة لتحقيق ذلك أيضًا. كان "منفعلًا" لأنه يمكنه بسهولة قياس نجاحه.

من خلال السماح للمديرين بتقسيم الأهداف الشهرية إلى خطط أسبوعية، يكونون قادرين بشكل أفضل على تنفيذ وردية العمل لأنهم يرون كيف تؤثر التفاصيل على نجاح الخطة الأسبوعية. كلما كان المديرون أكثر تحفيزًا، زادت احتمالية نجاحهم، وكلما كانوا أكثر نجاحًا، زادت احتمالية بقائهم لفترة أطول وزيادة ربح الوحدة. الجميع يربح.

قال غاري تيرنر، رئيس شركة Hospitality Pro Search، وهي شركة وطنية لتوظيف القادة في مجال المطاعم، لي أن المديرين الذين يتفوقون في التخطيط الأسبوعي عادة ما يكونون أكثر معرفة بربحية الوحدة وتدريب الموظفين واحتفاظهم بهم، وبرامج التسويق داخل المكان. وهذا يجعلهم أكثر قيمة لأصحابهم وأكثر قدرة على التسويق ضمن صناعتنا أيضًا.

بعض المهام الإدارية والمهام الأسبوعية تكون مرتبطة بأيام معينة، لذا يمكن النظر في وضع قائمة تذكيرية في مكتب المدير. بالنسبة لهذا العميل، كان من المهم أن يلتزم المديرون بالجدول الزمني والتقارير التالية والجدول الإداري. على سبيل المثال، هكذا جعل المهام على مدار الأسبوع:

الاثنين

استكمال الأوراق العملية لنهاية الأسبوع بحد أقصى في الظهر، وتسديد الفواتير اليومية، وإيداعات البنك.

تحضير طلبات الكحول والبيرة والنبيذ.

مساعدة مدير المطبخ في طلبات البقالة واللحوم والألبان والمجمدات والمواد الكيميائية.

تحضير تقييم أسبوعي وجدول اجتماع المديرين للاجتماع غدًا.

تأكيد الحفلات الخاصة للأسبوع.

الثلاثاء

يوم استلام. التحقق من الفواتير مقابل طلبات الشراء.

اجتماع المديرين من 2:30 مساءً حتى 4 مساءً.

الأربعاء

كل أربعة أربعاء آخرين تمديد الرواتب والاتصال بالهاتف بحد أقصى الساعة 4 مساءً.

الخميس

إعداد جداول الموظفين وتسعيرها ونشرها بحد أقصى الساعة 4 مساءً.

مساعدة مدير المطبخ في طلبات نهاية الأسبوع (بقالة، مجمدات، ورق، مواد كيميائية، لحوم وألبان).

الجمعة

استكمال الأوراق من الاثنين إلى الخميس وإرسالها إلى المكتب بحد أقصى في الظهر، مع نسخ من الفواتير والتسويات اليومية وإيداعات البنك.

يوم استلام. التحقق من الفواتير مقابل طلبات الشراء.

السبت

يوم مشروعات خاصة للمدير، وقطع وصيانة العناصر، ومراجعة الموظفين في التدريب للتأكد من اكتمال الملفات.

الأحد

قم بإجراء جرد أسبوعي للعناصر ذات التكلفة الأساسية، مثل الطعام والكحول.

أخيرًا، قم بدعم خطتك الأسبوعية بجلسة أسبوعية

تعتبر الاجتماعات الإدارية الأسبوعية الفعالة قصيرة، منظمة بشكل جيد، مفيدة وتحفيزية. يمكن تحقيق ذلك بشكل أفضل عن طريق استخدام دليل التخطيط الأسبوعي كجدول أعمال وإشراك جميع المديرين. يجب أن يتمكن كل مدير خلال ساعة أو ساعتين من استعراض والتعليق على المبيعات، وعناصر الطعام والمشروبات، وقضايا الموظفين والتدريب، والحفلات الخاصة، وخطط التسويق داخل المكان، واحتياجات الإصلاح. المفتاح هو أن يكون دليل التخطيط الخاص بك كاملاً وأن يكون لدى كل مدير تعليقاته معدة قبل الاجتماع. في نهاية الاجتماع الأسبوعي، سيكون المديرون قد اتفقوا على جدول العروض الخاصة اليومية، ومواضيع الجلسة السابقة لبدء الوردية للموظفين، وأهداف المبيعات اليومية، وأهداف تكلفة العمالة وقضايا محددة أخرى. تمامًا كما أن السلسلة قوية فقط بقوتها الأضعف، يكون خطتك جيدة فقط إذا كان جميع المديرين "على نفس الصفحة". قم بمراجعة العناصر الرئيسية لخطتك على مدار الأسبوع.

عندما يعرف جميع المديرين دورهم وتوقعاتهم كل أسبوع، فإنك تقوم بإنشاء فريق مستنير وموجه بشكل جيد، وقادر على الفوز في المعارك اليومية التي تنتظرهم.

النموذج قبل الوظيفة: دليل التخطيط الأسبوعي

أثناء العمل مع فريق إدارة جديد لمطعم ذو طابع عارض وبسعة 150 مقعدًا، قمنا بتطوير نموذج تقييم أسبوعي للعمليات بحيث يمكن للفريق أن يتعلم من هذا "لقطة" للعناصر الرئيسية داخل مطعمهم أسبوعيًا. من خلال إضافة قائمة مهام تقارير الإدارة، ويوم ووقت محدد لاجتماعهم الأسبوعي، قمنا بتطوير إجراء يمكنهم من خلاله "إدارة الأسبوع". كل مطعم يعمل بشكل مختلف قليلاً، وقد تكون هناك حاجة لإجراء تعديلات، ولكن يمكن إنشاء دليل تخطيط أسبوعي جيد باستخدام القالب التالي كنقطة انطلاق