إدارة عمليات افتتاح المطعم: لماذا لا يمكنك تحمّل فقدان السيطرة وكيفية القيام بذلك

بقلم حاتم حسن

عندما دخلت مطعم العميل الذي كان على بعد أسبوع واحد من الافتتاح، وجدت نفسي أتجول بين رجل يقوم بتركيب الأرضية من الرخام في المدخل، وأتجنب موظفي التوصيل الذين يجلبون اللوازم إلى البار، وأشاهد الرسام وهو يلمس الجدار بينما يمد شخص آخر يده لتعليق الأعمال الفنية.

لم أتمكن من عدم ملاحظة السلالم في منتصف غرفة الطعام أو العمال الذين يقومون بتركيب نظام الصوت وتعليق مصابيح الإضاءة.

وبينما كنت أرحب بمدير المطعم، شرح لي كم كان الجميع متأخرًا عن المواعيد النهائية وكيف كان عليه مواصلة دفع العمال لإنهاء وظائفهم والانصراف في غضون يومين حتى يتمكن من تنظيف المكان والتدريب قبل الافتتاح. تم توقيفنا بواسطة سائق توصيل الأشجار الذي أبلغنا أنه لم يتمكن من تركيب المناطق الأمامية بسبب الطقس. بدا المدير مجهدًا بشكل زائد في هذا الوقت، ولإضافة "الجرح إلى الإصابة"، أعلن العاملون في تصنيع الأثاث أن الكشك الزاوي الكبير لا يناسب وأنه يجب أن يعود إلى المحل ليتم تعديله.

في ذلك الوقت تلقينا صوت اصطدام عالي قادمًا من المطبخ حيث تعلمنا أن اثنين من الأشخاص قاموا بالاصطدام بالعامل الذي يقوم بتركيب معدات المطبخ وأسقطوا المرآة الكبيرة التي كان من المفترض أن تتعلق فوق البار... أوتش! مرحبًا بك في يوم آخر في جحيم افتتاح مطعم. إذا بدا مخيفًا، فإنه كذلك. بدلاً من الرعب، ابدأ في التخطيط - الآن. في هذا المقال، سنلقي نظرة على بعض الدروس التي تعلمتها حول إدارة عملية الافتتاح، وسأقدم نماذج لمساعدتك في جهود التنظيم الخاصة بك. أولاً، خذ نفساً عميقاً...

الدرس رقم 1:

لا تحاول تعويض الوقت الضائع خلال الخطوات النهائية للبناء... إذا دفعت حرفيي البناء بالتسريع، فمن المرجح أن يتسبب ذلك في أخطاء قد تؤثر سلبًا على انطباعك الأول في يوم الافتتاح، ولديك فقط فرصة واحدة للانفتاح. لماذا نسارع ونحاول إنجاز العديد من الأشياء المختلفة في نفس الوقت نحو نهاية المشروع، ونسمح بمزيد من الوقت لحرفيي البناء لاستكمال أعمالهم في وقت سابق خلال المشروع؟ لقد لاحظت أن عمال الخرسانة ونجاري الأخشاب ومثبتي الأنظمة الميكانيكية والكهربائيين وسباكي الأنابيب يحصلون على مزيد من الوقت خلال المراحل الأولى والمتوسطة لجدول البناء من مقدري السجاد وعمال الأثاث وعمال الرخام والبلاط ورسامي الديكور. وهناك سببان رئيسيان يحدث هذا بشكل متكرر بشكل كبير:

• يصبح المالكون متحمسين للانفتاح عندما يقتربون من النهاية.

• يحاول المالكون تعويض الوقت الضائع في وقت سابق لتلبية يوم الافتتاح المحدد.

إذا، هل هناك طريقة لهذا الجنون؟ هل من الممكن تجنب بعض الجنون في اللحظة الأخيرة؟ هل يمكننا إدارة افتتاحاتنا بشكل أفضل على غرار مهندس القطار وأقل على غرار المكبس الذي يحاول معاودة اللحاق؟ الجواب بالتأكيد هو "نعم". قد تكون افتتاحات المطاعم بعيدة عن العلم الدقيق... ولكننا قد قطعنا شوطًا طويلًا في الطريق من رمي السهام نحو تواريخ على لوحة.

الدرس رقم 2:

إدارة عملية الافتتاح ليست مسألة خوف ... إنها مسألة التجهيز. بوب هيربيدج، مهندس معماري مخضرم في مجموعة تصميم الضيافة في سان أنطونيو، تكساس، يُذكّرنا بأنه من خلال التخطيط والميزنة والجداول الزمنية السليمة التي تتم في بداية المشروع ... نملك فرصة أفضل بكثير للحصول على افتتاح "في الوقت المحدد" منظم. يقول هيربيدج: "ينبغي على مشغلي المطاعم الجدد أن يكونوا أقل عجلة في البداية حتى يكونوا أفضل تجهيزًا وأكثر تنظيمًا". "القرارات التي تُتخذ خلال مرحلة تطوير الفكرة وتخطيط التصميم تلعب دورًا كبيرًا في مساعدة مرحلة التنفيذ على الوقت وحسب الميزانية". تشبه جدًا الاستفادة القصوى من حديقتك في التحضير للتربة ... الاستفادة القصوى من افتتاح مطعمك تبدأ بالتحضير للخطط. بشهور قبل الافتتاح المخطط له، تضع الأسس لنجاحه.

أول خطوة في هذه العملية تسمى مرحلة تطوير الفكرة. هذه المرحلة الأولية من التصميم هي حيث تحدد حجم المطعم وتخطيطه ومظهره وإحساسه. القرارات الأولية التي تُتخذ خلال هذه المرحلة تساعد في تحديد التكلفة ودرجة الصعوبة ومدى الجدول الزمني المطلوب لتطوير وافتتاح فكرة مطعمك بنجاح. خلال هذه المرحلة، ستكون قد حددت نمط خدمتك، وتخطيط المطبخ الأولي وتخطيط البار، بالإضافة إلى قائمة الطعام والأدوات الصغيرة وعناصر المائدة (أواني الزجاج، وأطباق، وأدوات الطعام). تشكل الرسوم التوضيحية الأولية التي يتم إنجازها خلال هذه المرحلة الإطار للرسوم التفصيلية والمواصفات الأكثر تفصيلًا التي يتم إنجازها في الخطوة التالية. يستغرق تطوير الفكرة عادة من أربعة إلى ستة أسابيع لاستكماله.

المرحلة التالية هي تحديد التصميم والتخطيط والعقود اللازمة. خلال هذه المرحلة، تحدث العديد من الأحداث التي تؤثر في جدول الافتتاح لمطعمك. يقوم مهندس المعماري بتطوير تصميم الداخلية وخريطة الأرضية والرفع والمعدات الأولية للمطبخ والبار على الكمبيوتر (التصميم المساعد بالحاسوب). يتيح هذا العملية تفاصيل أكبر ويوفر مقياسًا دقيقًا مطلوبًا للبناء والميزنة. يتم إتمام تصميم الشعار والديكور الخاص بالمكان، وكذلك تخطيط القائمة والتصميم الأولي خلال هذه المرحلة لإعداد المشغل للوقت والتكلفة المطلوبين لاستكمال هذه العناصر.

تتم مراجعة أولية لزي الموظفين ونظام نقاط البيع (POS) والهاتف وأنظمة الأمان والصوت خلال هذه المرحلة حتى يمكن تضمين المواقع في التصميم للتقديرات المتعلقة بالتكلفة والجدول الزمني. من المهم أن تتذكر عند اختيار العناصر أن كل قرار تتخذه له عواقب تتعلق بالجودة والتكلفة والجدول الزمني. على الرغم من أهمية الثلاثة عوامل بنفس القدر، إلا أن كل قرار يمكن أن يتضمن اثنين فقط. على سبيل المثال، إذا كان مصنوع الأثاث الخشبي الذي تحدده عالي الجودة وتحتاجه بسرعة، فإنه لن يكون متوفرًا بتكلفة معقولة. ومع ذلك، إذا كنت قد حددت معدات المطبخ المستعملة، فستحصل على تكلفة معقولة، وفي الجدول الزمني الخاص بك ولكن بمستوى جودة أقل مما لو حددت معدات جديدة. موازنة الجودة المطلوبة مع التكلفة التي يمكنك تحملها هي واحدة من أهم الاعتبارات التي تتعامل معها في إدارة عملية الافتتاح.

الدرس رقم 3:

لا تتوقع أن تكون الأمور عالية الجودة ومنخفضة التكلفة وسريعة في التسليم ... إذا فعلت ذلك، فسوف تبقى مخيبًا للآمال إلى الأبد. هذه المرحلة من تطوير التصميم، ووثائق العقد، واستكمال الميزانية تزودك بالأساس الذي تحتاجه لبناء جدول زمني معقول للافتتاح. يمكن أن تستغرق هذه المرحلة من ثمانية إلى اثني عشر أسبوعًا لاستكمالها. قام مجموعة من مشغلي المطاعم لأول مرة من فلوريدا بتطوير مفهوم مطعم وبار خدمة كاملة بطابع رياضي غير رسمي وأكملوا المرحلة الأولى من عملية الافتتاح (تطوير الفكرة). يقولون لي أن المعلومات المقدمة ساعدتهم على تصوّر فكرتهم بوضوح أكبر، والآن ومع المعلومات الأولية بشأن الحجم والتخطيط والتكلفة والجدول الزمني، يشعرون بأنهم أكثر قدرة على العثور على الموقع الصحيح والتمويل لمواصلة تطويره.

سام أنسارا من واياندوت، ميتشيغان، بدأ عملية الافتتاح الخاصة به بالبحث عن موقع. اختيار مطعم مغلق قدم مزايا معينة من حيث التكلفة وتوفير الوقت. بعد تطوير قائمة الطعام لمفهومه، والتصميم، وميزانية الافتتاح، تمكن من وضع جدول زمني معقول، وبعد أربعة أشهر، افتتح مطعم H.P. Grille بنجاح. احتفل مؤخرًا بالذكرى السنوية الأولى للمطعم.

المرحلة الثالثة من عملية التطوير هي مرحلة التنفيذ. خلال هذه الخطوة، يقدم لك المهندس المعماري الخطط والمواصفات النهائية للموافقة عليها، ولتقديمها إلى الجهة المختصة في المدينة (أو الجهة المختصة) للحصول على التصريح وإلى المقاول(ين) لتقديم العروض والتفاوض. بحوزتك تصريح بناء ... مقاول مختار ... جدول زمني وميزانية مكتملة، أنت مستعد لإدارة العملية. أخر ثلاثة أشهر لمطعم هي الأكثر كثافة لأن خلال تلك الفترة تتداخل العناصر المتعلقة بالتصميم والبناء والعمليات. من المهم الحفاظ على جدول زمني مشدد لتقليل زيادة التكلفة التي تأتي مع التأخير. من المهم بالمثل منح وقت معقول لاستكمال العناصر بشكل صحيح. بالنسبة لمشغلي المطاعم لأول مرة، قد يبدو الحفاظ على هذا التوازن كمهمة لا يمكن التغلب عليها. باستخدام المعلومات السليمة والاتصال المنتظم، يمكن تسهيل إدارة هذه العملية بشكل كبير.

لهذا السبب، نوصي باتباع دليل التخطيط المعروف عادة باسم "المسار الحرج لمدة 90 يومًا" (المسار الحرج يشير إلى تسلسل الأنشطة التي تحد من سرعة انتهاء المشروع). انظر إلى "جدول التخطيط الأسبوعي لمدة 90 يومًا". تعرف هذه الصيغة باسم "جدول غانت"، وهي أداة جدولة تُستخدم لعرض حالة المهام في مشروع ما. يظهر جدول غانت مدة كل مهمة على شكل خط أفقي. نهايات الخطوط تتوافق مع تواريخ بداية ونهاية المهمة. المثال المضمن مخصص لمطعم وبار أمريكي غير رسمي بخدمة كاملة يتسع لـ 140 مقعدًا. من المقرر أن يفتتح هذا المطعم في الأول من مايو 2007.

للاستفادة القصوى من دليل إدارة المسار الحرج لمدة 90 يومًا، عليك وضع علامة على الأسبوع الذي يتطلب فيه اتخاذ قرار أو طلب، وعلى الأسبوع الذي يجب تسليم العنصر فيه. لمتابعة الدليل بسهولة، قم بتخصيص المهام للأطراف المسؤولة وإدارة المشكلات عندما تنشأ. ستساعدك "ورقة المهام الأسبوعية للافتتاح المطعم" في هذه العملية. استخدمها كجدول أعمال أسبوعي. جميع العناصر التشغيلية التي تتطلب قرارات وطلبات وتسليمًا مجمعة في فئات على الجانب الأيسر من مخطط المسار الحرج لمدة 90 يومًا حتى يمكنك تحديد العناصر التي تحتاج إلى اهتمام ووضع علامة على الأسبوع الذي يتطلب فيه اتخاذ إجراء.

استخدام جدول التخطيط قبل الافتتاح لمدة 90 يومًا

في هذا الجدول، على سبيل المثال، "الأثاث والاكسسوارات" تتطلب إجراءات لاختيار وطلب العناصر الزخرفية وأجهزة الإضاءة والصوت والفيديو خلال الأسابيع الثالثة والرابعة لتوصيلها عندما يكون من المقرر تركيبها خلال الأسابيع التاسعة والحادية عشرة.

عادةً ما يتم تركيب معدات المطعم والبار بواسطة الكهربائيين والسباكين الذين يتم تعاقدهم من قبل المقاول العام. في جدولنا، يجب تركيب هذه المعدات خلال الأسابيع التاسعة والعاشرة، لذا يصبح من الضروري إجراء الطلب في الأسبوع الثالث للسماح بوقت كافٍ. يجب تركيب الأفران في وقتٍ سابق (الأسبوع السابع) لأنه في ذلك الوقت يكون المقاولون الميكانيكيون على الموقع لأداء أعمالهم. عادةً ما تتم تعليق الأفران من قبل نفس المقاول الذي يقوم بأعمال التكييف والتدفئة، ويجب أن تكتمل قبل تركيب السقوف.

بنسبة لعناصر متعلقة بالنظام مثل نظام نقاط البيع، وأنظمة الأمان، والهواتف، والصوت، والفيديو، تتطلب تركيب الكابلات خلال الأسبوع قبل أن يقوم المقاول بتغطية الجدران، ومن ثم تركيب المواد مرة أخرى قبل أسبوعين إلى أسبوع واحد قبل الافتتاح.

العناصر غير المتعلقة بالبناء مثل التسويق، وتطوير القائمة، واختيار العاملين، والزي الرسمي، والمخزون الابتدائي، يجب أن تُجدول على نفس دليل التخطيط هذا للحفاظ على تنسيق المشروع. من خلال وجود مكان واحد فقط للبحث فيه كل أسبوع لرؤية التواريخ التي تتطلب إجراءات، فإنك أقل عرضة لتفويت شيء ما. بما في ذلك العناصر الصغيرة والمفرطة في النسيان مثل التطهير، وصنع مجموعات إضافية من المفاتيح، وجمع التراخيص أو التصاريح اللازمة، والنقد الصغير، يساعدك في تجنب ارتكاب خطأ بسيط قد يكون له عواقب كبيرة.

إدارة عملية الافتتاح، باستخدام هذا الجدول التخطيطي لمدة 90 يومًا وورقة المهام، لن تقضي على احتمالية حدوث أخطاء (تسليم المنتج الخاطئ)، ولكنها ستمنحك القدرة والفرصة للتعامل معها بشكل أفضل عندما تحدث.

الاتصال أمر حيوي

كما هو الحال مع أي إجراء آخر، الاتصال هو مفتاح التنفيذ الناجح. من المهم للغاية أن تدير عملية افتتاح مطعمك من خلال عقد اجتماعات أسبوعية (عبر الهاتف أو شخصيًا) مع فريق التصميم والبناء والإدارة الخاص بك. قم بمعاينة الأسابيع القادمة ومراجعة تلك التي اكتملت للتأكد من مناقشة جميع العناصر وأن جميع أعضاء الفريق متجهون في نفس الاتجاه.

معرفة ما قد يحتاجه البناء منك على الأقل أسبوعًا مُسبقًا سيساعدك في الحفاظ على الجدول الزمني لديهم. ومعرفة المصمم بما قد يحتاجه البناء قبل أسبوع أو أسبوعين على الأكثر سيساعدهم كثيرًا في الحفاظ على جدولهم الزمني للتشطيبات والديكور والتجهيزات والفنون. لا تخاف من طرح الأسئلة على أي عضو من أعضاء فريقك، لأنه على الرغم من أن هذا قد يكون افتتاح مطاعمك الأول ... إلا أنه مطعمك في النهاية. تذكر أن افتتاح المطاعم لا يتعلق بالخوف؛ إنه يتعلق بالاستعداد.

ورقة المهام الأسبوعية للمطعم قبل الافتتاح

باستمرار البحث في مكان واحد فقط كل أسبوع لرؤية التواريخ التي تتطلب إجراءات، ستكون أقل عرضة لتفويت شيء ما. بما في ذلك العناصر الصغيرة والتي من السهل نسيانها مثل التطهير، وصنع مجموعات إضافية من المفاتيح، وجمع التراخيص أو التصاريح اللازمة والنقد الصغير، سيساعدك ذلك في تجنب ارتكاب خطأ صغير يمكن أن يكون له عواقب كبيرة.

جدول التخطيط قبل الافتتاح لمدة 90 يومًا

للاستفادة القصوى من دليل إدارة المسار الحرج لمدة 90 يومًا، قم بوضع علامة على الأسبوع الذي تتطلب فيه قرارات أو طلبات، والعنصر الذي يجب توصيله. لمتابعة الدليل بسهولة، قم بتخصيص المهام للأطراف المسؤولة وإدارة المشكلات عندما تنشأ.

المصادر الأولية: قم بإنشاء مخططات جانت الخاصة بك

حزمة برامج إدارة المشروع القوية التي يمكنك من خلالها إنشاء مخططات جانت الخاصة بك بسهولة نسبية هي برنامج Microsoft Project. ستحتاج إلى بعض الوقت لتتعلم هذه الحزمة، ومع ذلك، إذا كنت غير معارض لتعلم تطبيقات برمجية جديدة، فإن هذه الأداة يمكن أن تكون لك ذات قيمة كبيرة أثناء تخطيط افتتاحك والأحداث والمشاريع الأخرى التي تتضمن مهامًا متعددة ومسارًا حرجًا.